-Instruktioner för arrangemang av Bannister Invitational. Det är uppdelat i två delar där detta är del 1.
Del två kommer att komma här eller på nästa sida.
Förberedelser (bannister.se/arra)
10-4 dagar kvar
3 dagar kvar
2 dagar kvar
1 dag kvar
0 dagar kvar (hemma)
0 dagar kvar (tävlingsdagen)
Efter tävling
Det finns en mapp som heter "malltävling" där alla bilder etc finns. Den finns här:
https://www.dropbox.com/sh/y7rpbpkplwmv715/AABDfdnYozLLvRLdxSeiugbRa?dl=0
Eller via snabbadressen: www.bannister.se/malltavling
#0 xxxxxxxxx Listan in?
Det kan vara bra att dela in denna sida i två dagar även när man har preliminärt klartecken. Följande saker kan ta lite tid att få svar på så att man kan komma vidare.
* Om tävlingsdatumet är helt tillgängligt
* Om Friidrottens Hus är helt tillgängligt
* Uppvärmningsarenan (men behöver ej använda den vid mindre evenemang)
* Sanktionsansökan (0-24 timmar)
* Track & Field (oftast på ett par timmar) - (krävs för att få rätt anmälningslänk i inbjudan)
I denna lista står sanktionsansökan just nu rätt långt ner. Den borde kanske därför lyftas upp.
Fler nyckelfunktionärer borde eventuellt läggas in.
Du kan använda [email protected] i så stor utsträckning som möjligt!
Innan du börjar - se därför till att du fått inloggningsuppgifter till den e-posten.
Om tävlingen vi skall arrangera är väldigt liten
I så fall så är det lite annorlunda nedan.
1. Vi använder kanske inte Track & Field för anmälan (allt som handlar om Christer Falk utgår således)
2. Vi använder eventuellt inte alla personerna nedan, eventuellt kör vi till och med starter själva.
3. En liten funktionärsresonemang hittas här.
#1 Prata med tävlingsansvarig GFIF/SFIF
Ofta kollar jag typ med Alexander Nilsson (tävlingsansvarig GFIF) via messenger att datumet ser bra ut och att inget annat ligger då (påverkar ju både arena/halltillgänglighet och tillgänglighet på eltid m.m plus att han dessutom har en del aktiva som kan vara intresserade. Ibland frågar han om vi kan arrangera en tävling eller lägga till grenar - eller så kommer önskemål från någon annan.
#2 Pratar med arenaansvarig - arena ledig?
(Länkar nedan) - första pratar jag muntligt med Tommy Bäckström (FIH) eller mailar. När det gäller Slottsskogsvallen brukar jag kolla bokningsschemat eller tävlingsprogrammet först bara. Hitta datum blir ju steg 1.
Googla på "Bokning Slottsskogsvallen" så kommer nuvarande veckan upp och man kan klicka sig fram till rätt vecka.
#3 Kollar om Noel kan datumet (+46709128010)
Oftast via whatsapp. Vid de fall någon gör detta som ej brukar göra det är det bra om man presenterar sig kanske.
I vilken ordning jag gör allt är lite olika. Infon på hemsidan kan komma ut innan ansökan är både ansökt och beviljad MEN eftersom att jag har antingen skriftligt eller muntligt klartecken i och med punkt 1 & 2 så är det ju lugnt.
Exempel
Hej! Det här är Oskar Greilert som hjälper Per med Bannister Invitational tävlingarna. Lördagen den 15 januari arrangerar vi en tävling som tros ta cirka 2 timmar och som måste gå på kvällen (starttid cirka 19.00). Har du möjlighet att jobba då?
Understryket sådant som är olika för varje gång då.
# 4 Kollar om Anna kan datumet (+4673-9814740)
Oftast via whatsapp. Se anteckningen på Noel.
# 5 Kollar om Erik kan datumet (+4672-5066262)
Oftast via whatsapp. Se anteckningen på Noel.
# 6 Kollar om Oskar kan datumet (+4676-8426438)
Oftast via whatsapp. Se anteckningen på Noel.
# 7 Kollar om Elin kan datumet (+4672-2311744)
Oftast via whatsapp. Se anteckningen på Noel.
# 7.5 Kollar om Olle kan datumet (+46 72-5256398)
Oftast via whatsapp. Se anteckningen på Noel.
#8 Bokar arenan
Slottsskogsvallen: På denna länken kan man se hur bokningarna ser ut. Bokar dock via Alexander Nilsson och be han boka. Antingen kontaktar man han på messenger och ber boka eller på följande e-post: [email protected]
Friidrottens Hus: Via vaktmästarna: [email protected], [email protected]
Bokning av Friidrottens Hus gör vi själva till Tommy och Lars: [email protected], [email protected]
Exempel vid bokning av Friidrottens Hus:
Till: [email protected], [email protected]
Hej!
Lördagen den 15 januari skulle vi vilja arrangera en tävling. Är arenan tillgänglig då (cirkatider 19-21)?
Mvh Oskar
Bannister Invitational
#9 Boka uppvärmningsarena
Om detta är aktuellt så boka Frölundaborg (vid större tävlingar). Beror på storlek på tävlingen. Hyran är 229 kr per timme. Bra att ha tillhands, speciellt om läktarna skall fram och/eller tävlingen är större.
Bokning behöver göras via Alexander Nilsson. Jag brukar göra den via messenger då det är så vi brukar kommunicera men annars är hans e-post: [email protected]
#10 Polistillstånd publik
?? Vad gäller nu inomhus 2022? Även förberedelser för koll av covid 19 skall in här.
#11 Boka starter
Brukar skicka på messenger till Anders Östlund (annars telefon +4670-5462895). Brukar sällan maila ut till andra starters själv men skall sammanställa en lista.
Exempel:
Hej Anders! Jag hjälper Per med Bannister Invitationaltävlingarna. Lördagen den 15 januari med preliminär starttid kl. 15.00 tänkte vi arrangera en tävling. Har du möjlighet att komma och skjuta då?
Mvh
#12 1.5 Eltid - boka utrustning och den som kör
Bokning på GFIF: https://www.goteborgfriidrott.se/vartuppdrag/arrangemangsstod/
Boka via formuläret där. Boka dubbla system kan vara bra att göra även om vi bara har långlopp. Till och med tre system om vi kör rundbana och 60 m? (en A-kamera för rundbana, en B-kamera för rundbana och en kamera för 60 m).
När man bokar eltiden så bokas det automatiskt för några datum i taget. Det bokas från det datumen man markerar och tre dagar framåt. Kan därför vara bra att markera dagen innan tävlingen.
Om det verkar vara många tävlingar runt omkring kan det vara bra att dubbelkolla med den arrangören när / att de lämnar tillbaka. Speciellt om vi skall ha många system.
#13 Fixa inbjudan /word/excel/hemsida
Uppdaterar hemsidan med mest grundläggande info, kopierar från en tidigare tävling. Genomgång finns här: https://vimeo.com/656113899 (vanligt lösenord)
OBS! E-posten som man loggar in med är i maj 2022 ändrad till [email protected]
Det kan se ut så här (men rekommenderar ändå att kopiera en befintlig tävling och ändra enligt videon):
Datum: Lördag 15 januari 2021
Starttid: 19:00 (kan justeras, efter IUDM:s viktkastning)
Var: Friidrottens Hus
Tävlingsledare: Oskar Greilert
Upplysningar: [email protected]
Anmälan: Via Track & Field (kommer 5-6 januari)
Sista anmälningsdag: Måndag 10 januari kl. 23.59
Efteranmälan: Vid mån av plats till [email protected]
Klass & gren:
M 400 m, 1500 m, 60 m häck
K 400 m, 1500 m, 60 m häck
Tidtagning: Eltid
Anmälningsavgift: 195 kr + 100 kr vid lopp med farthållning. Avgiften faktureras i efterhand.
#14 Skicka ansökan till tävlingsansvarig GFIF (eller söka nationell sanktion)
Ansökan för lokal sanktion: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfSUDV1eeNebeuZcfp3bQKg3hoS8iN6BGL1rzZx-FXRHoZtNw/viewform
Se instruktionsvideon ovan. Du använder infon från xxxxxx
Om bara lokal sanktion. Om nationell sanktion så går jag via Anna Breitholtz som finns bakom [email protected]. Kontakten med henne bör kanske jag (Per) ha fortsatt.
Men ifall att ansökan görs via henne så gör jag sidan på Weebly först men oftast så döljer jag den. För att få fram webbadressen kan man publicera sidan synlig och snabbt gå in och kopiera adressen och sen så döljer man den direkt och uppdaterar så den försvinner från www.bannisterinvitational.se
Alternativt så brukar sidorna heta exempelvis: https://www.bannisterinvitational.se/12-februari.html
Den enda gången det inte funkar är väl om tävlingsdatumet har varit ett annat år (var vaksam på det).
När tävlingen sedan är godkänd så kommer den att dyka upp i GFIF:s tävlingsprogram här:
Del två kommer att komma här eller på nästa sida.
Förberedelser (bannister.se/arra)
10-4 dagar kvar
3 dagar kvar
2 dagar kvar
1 dag kvar
0 dagar kvar (hemma)
0 dagar kvar (tävlingsdagen)
Efter tävling
Det finns en mapp som heter "malltävling" där alla bilder etc finns. Den finns här:
https://www.dropbox.com/sh/y7rpbpkplwmv715/AABDfdnYozLLvRLdxSeiugbRa?dl=0
Eller via snabbadressen: www.bannister.se/malltavling
#0 xxxxxxxxx Listan in?
Det kan vara bra att dela in denna sida i två dagar även när man har preliminärt klartecken. Följande saker kan ta lite tid att få svar på så att man kan komma vidare.
* Om tävlingsdatumet är helt tillgängligt
* Om Friidrottens Hus är helt tillgängligt
* Uppvärmningsarenan (men behöver ej använda den vid mindre evenemang)
* Sanktionsansökan (0-24 timmar)
* Track & Field (oftast på ett par timmar) - (krävs för att få rätt anmälningslänk i inbjudan)
I denna lista står sanktionsansökan just nu rätt långt ner. Den borde kanske därför lyftas upp.
Fler nyckelfunktionärer borde eventuellt läggas in.
Du kan använda [email protected] i så stor utsträckning som möjligt!
Innan du börjar - se därför till att du fått inloggningsuppgifter till den e-posten.
Om tävlingen vi skall arrangera är väldigt liten
I så fall så är det lite annorlunda nedan.
1. Vi använder kanske inte Track & Field för anmälan (allt som handlar om Christer Falk utgår således)
2. Vi använder eventuellt inte alla personerna nedan, eventuellt kör vi till och med starter själva.
3. En liten funktionärsresonemang hittas här.
#1 Prata med tävlingsansvarig GFIF/SFIF
Ofta kollar jag typ med Alexander Nilsson (tävlingsansvarig GFIF) via messenger att datumet ser bra ut och att inget annat ligger då (påverkar ju både arena/halltillgänglighet och tillgänglighet på eltid m.m plus att han dessutom har en del aktiva som kan vara intresserade. Ibland frågar han om vi kan arrangera en tävling eller lägga till grenar - eller så kommer önskemål från någon annan.
#2 Pratar med arenaansvarig - arena ledig?
(Länkar nedan) - första pratar jag muntligt med Tommy Bäckström (FIH) eller mailar. När det gäller Slottsskogsvallen brukar jag kolla bokningsschemat eller tävlingsprogrammet först bara. Hitta datum blir ju steg 1.
Googla på "Bokning Slottsskogsvallen" så kommer nuvarande veckan upp och man kan klicka sig fram till rätt vecka.
#3 Kollar om Noel kan datumet (+46709128010)
Oftast via whatsapp. Vid de fall någon gör detta som ej brukar göra det är det bra om man presenterar sig kanske.
I vilken ordning jag gör allt är lite olika. Infon på hemsidan kan komma ut innan ansökan är både ansökt och beviljad MEN eftersom att jag har antingen skriftligt eller muntligt klartecken i och med punkt 1 & 2 så är det ju lugnt.
Exempel
Hej! Det här är Oskar Greilert som hjälper Per med Bannister Invitational tävlingarna. Lördagen den 15 januari arrangerar vi en tävling som tros ta cirka 2 timmar och som måste gå på kvällen (starttid cirka 19.00). Har du möjlighet att jobba då?
Understryket sådant som är olika för varje gång då.
# 4 Kollar om Anna kan datumet (+4673-9814740)
Oftast via whatsapp. Se anteckningen på Noel.
# 5 Kollar om Erik kan datumet (+4672-5066262)
Oftast via whatsapp. Se anteckningen på Noel.
# 6 Kollar om Oskar kan datumet (+4676-8426438)
Oftast via whatsapp. Se anteckningen på Noel.
# 7 Kollar om Elin kan datumet (+4672-2311744)
Oftast via whatsapp. Se anteckningen på Noel.
# 7.5 Kollar om Olle kan datumet (+46 72-5256398)
Oftast via whatsapp. Se anteckningen på Noel.
#8 Bokar arenan
Slottsskogsvallen: På denna länken kan man se hur bokningarna ser ut. Bokar dock via Alexander Nilsson och be han boka. Antingen kontaktar man han på messenger och ber boka eller på följande e-post: [email protected]
Friidrottens Hus: Via vaktmästarna: [email protected], [email protected]
Bokning av Friidrottens Hus gör vi själva till Tommy och Lars: [email protected], [email protected]
Exempel vid bokning av Friidrottens Hus:
Till: [email protected], [email protected]
Hej!
Lördagen den 15 januari skulle vi vilja arrangera en tävling. Är arenan tillgänglig då (cirkatider 19-21)?
Mvh Oskar
Bannister Invitational
#9 Boka uppvärmningsarena
Om detta är aktuellt så boka Frölundaborg (vid större tävlingar). Beror på storlek på tävlingen. Hyran är 229 kr per timme. Bra att ha tillhands, speciellt om läktarna skall fram och/eller tävlingen är större.
Bokning behöver göras via Alexander Nilsson. Jag brukar göra den via messenger då det är så vi brukar kommunicera men annars är hans e-post: [email protected]
#10 Polistillstånd publik
?? Vad gäller nu inomhus 2022? Även förberedelser för koll av covid 19 skall in här.
#11 Boka starter
Brukar skicka på messenger till Anders Östlund (annars telefon +4670-5462895). Brukar sällan maila ut till andra starters själv men skall sammanställa en lista.
Exempel:
Hej Anders! Jag hjälper Per med Bannister Invitationaltävlingarna. Lördagen den 15 januari med preliminär starttid kl. 15.00 tänkte vi arrangera en tävling. Har du möjlighet att komma och skjuta då?
Mvh
#12 1.5 Eltid - boka utrustning och den som kör
Bokning på GFIF: https://www.goteborgfriidrott.se/vartuppdrag/arrangemangsstod/
Boka via formuläret där. Boka dubbla system kan vara bra att göra även om vi bara har långlopp. Till och med tre system om vi kör rundbana och 60 m? (en A-kamera för rundbana, en B-kamera för rundbana och en kamera för 60 m).
När man bokar eltiden så bokas det automatiskt för några datum i taget. Det bokas från det datumen man markerar och tre dagar framåt. Kan därför vara bra att markera dagen innan tävlingen.
Om det verkar vara många tävlingar runt omkring kan det vara bra att dubbelkolla med den arrangören när / att de lämnar tillbaka. Speciellt om vi skall ha många system.
#13 Fixa inbjudan /word/excel/hemsida
Uppdaterar hemsidan med mest grundläggande info, kopierar från en tidigare tävling. Genomgång finns här: https://vimeo.com/656113899 (vanligt lösenord)
OBS! E-posten som man loggar in med är i maj 2022 ändrad till [email protected]
Det kan se ut så här (men rekommenderar ändå att kopiera en befintlig tävling och ändra enligt videon):
Datum: Lördag 15 januari 2021
Starttid: 19:00 (kan justeras, efter IUDM:s viktkastning)
Var: Friidrottens Hus
Tävlingsledare: Oskar Greilert
Upplysningar: [email protected]
Anmälan: Via Track & Field (kommer 5-6 januari)
Sista anmälningsdag: Måndag 10 januari kl. 23.59
Efteranmälan: Vid mån av plats till [email protected]
Klass & gren:
M 400 m, 1500 m, 60 m häck
K 400 m, 1500 m, 60 m häck
Tidtagning: Eltid
Anmälningsavgift: 195 kr + 100 kr vid lopp med farthållning. Avgiften faktureras i efterhand.
#14 Skicka ansökan till tävlingsansvarig GFIF (eller söka nationell sanktion)
Ansökan för lokal sanktion: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfSUDV1eeNebeuZcfp3bQKg3hoS8iN6BGL1rzZx-FXRHoZtNw/viewform
Se instruktionsvideon ovan. Du använder infon från xxxxxx
Om bara lokal sanktion. Om nationell sanktion så går jag via Anna Breitholtz som finns bakom [email protected]. Kontakten med henne bör kanske jag (Per) ha fortsatt.
Men ifall att ansökan görs via henne så gör jag sidan på Weebly först men oftast så döljer jag den. För att få fram webbadressen kan man publicera sidan synlig och snabbt gå in och kopiera adressen och sen så döljer man den direkt och uppdaterar så den försvinner från www.bannisterinvitational.se
Alternativt så brukar sidorna heta exempelvis: https://www.bannisterinvitational.se/12-februari.html
Den enda gången det inte funkar är väl om tävlingsdatumet har varit ett annat år (var vaksam på det).
När tävlingen sedan är godkänd så kommer den att dyka upp i GFIF:s tävlingsprogram här:
#15 Track & Field Christer Falk #14242
Om vi skall ha detta så skickar jag den infon han behöver. Förtydliga vad som menas med om vi ska ha detta
Exempel:
Till: [email protected]
Hej Christer!
Ny tävling på gång. Se info nedan.
Namn: Rekordslakten 2021
Plats: Slottsskogsvallen
Datum: 1 september 2021
Anmäl senast: 30 augusti 2021
Hemsidan: www.bannisterinvitational.se
Grenar män: 200 m, 1500 m
Grenar kvinnor: 1500 m
Mvh
Bifoga denna logga:
https://www.dropbox.com/s/dy770xqtoay42rd/Bannister%20Invitational%20logga.png?dl=0
Finns som döpt till Bannister Invitational logga (kopia - för track and field).png under mappen malltävling.
#16 Facebooksida / instagramsida (Per gör detta)
Uppdatera sociala medier om vad som händer. Per kan initialt fortsätta sköta det.
#17 PR - mailutskick till att börja med (Per gör detta)
Typ det jag gör nästan allra först. Per kan fortsätta sköta det. Vid större tävlingar så har jag ofta vidfrågat aktiva innan vi spikar datumet, exempelvis med en tävling 16-17 januari håller jag på och kollar nu.
#18 Funktionärer göra klart
Börja fråga funktionärer lite beronde på hur många vi behöver. Hur många vi behöver beror på totalbudget vilket beror på bland annat hur mycket vi tar i anmälningsavgift och hur många anmälningar vi får. Ett antal nyckelfunktionärer skall redan vara tillfrågade (punkt 3-7.5). Se funktionärsmall vad som behövs och se lista vilka man kan kalla?
Upp till 30-40 personer så behövs inte så mycket funktionärer men blir det fler kan det vara bra att ha lite bättre struktur på det.
#19 Stream? Börja planera för.
Ska vi ha det? Var skall den ligga? Skall vi ta betalt? Beror också på totalbudgeten samt nivå på tävling.
#20 Harar fixa (Per gör detta)
Jag kan fortsätta med. Också något jag gör nästan först - i samband med att jag håller på och uppdaterar mitt arrangemangsregister kommer vi ha en helt annat möjlighet att nå ut brett, samtidigt är de flesta vidfrågade personligen.