Det har vi dock nu gjort under vintern. Det som kanske är tydligast utåt är att vi har en helt ny hemsida som är uppbyggd från grunden med information kring tävlingarna. Men egentligen har det hänt så mycket mer och kommer också hända en hel del framåt som är mer visuellt.
Det vi planerade att göra men aldrig hann inför sommaren 2025 var att effektivisera och automatisera så mycket som möjligt i ett egenbyggt system. Vi tror att både när det gäller tävlingsarrangemang i stort men också friidrotten generellt så görs mycket jobb som tar onödigt lång tid - det är helt enkelt inte tillräckligt effektivt. Men hjälp av diverse AI-baserade kodverktyg kunde vi själva bygga upp en app för Mac och Iphone där vi kunde ta och snabba upp processen för nästan alla uppgifter.
En del av det är ett mallsystem. Tävlingarna har repetitiva uppgifter mellan tävlingarna. Vi hade redan ett todosystem men håller nu på att bygga in det i appen där vi kan tillfördela uppgifter till olika personer. Just denna del blir klar till sommaren och då kan vi mycket enklare arrangera tävlingar utan att undertecknad behöver göra särskilt mycket.
I todosystemet finns det så klart en herranas massa underuppgifter och det är här mycket har hänt under vintern. Allt byggs runt Easyrecords API. D.v.s den data som finns inlagt i deras system kan vi hämta hem till vår databas och därefter jobba med datan. Det innebär bland annat.
Hemsidan
Att lägga upp en ny tävling med all information kan vi göra under 60 sekunder om vi bara har en bild redo för tävlingen. Eftersom grunduppgifterna (Anmälan, klass & gren, startlista etc) är fasta sektioner så har vi byggt upp ett mallsystem där vi hämtar grunduppgiften. Vi har här tre sätt att ändra dessa uppgifter.
A) Vi adderar infon direkt från Easyrecords API. Tävlingsnamn, datum, klass och grenar finns redan där och vi importerar dom. Detta är grunden till att vi kan uppdatera allt under 60 sekunder.
B) Vi hämtar från tidigare tävling då all den infon går att nå per sektion. Uppgifter om exempelvis återbud eller calling är olika beroende på storlek på tävlingen. Den största inomhustävlingen, Bannister Winter Classic, använder förmodligen samma callingprocedur år efter år och då kan vi på några sekunder importera den infon som vi använt tidigare år.
C) Justera manuellt - jo det går också!
Hemsidan kommer vi jobba vidare med och här kommer det ske mer saker efterhand.
Nyheter
Via hemsidan har vi också byggt upp ett nyhetssystem. Ofta är informationen här ungefär samma vi använder i e-postutskicken vilket gör att vi kan hämta texter från nyheterna och använda direkt i de utskicken. Vi har byggt upp så vi kan visa ett bildgalleri. Vi har tankar på att kanske utifrån den datan vi har kunna hjälpa klubbar med info från våra tävlingar. Nyheterna presenteras redan nu också på engelska - faktum är att hela sidan är helt på engelska. Allt vi gjort i princip är kodat med AI men det är rätt få saker som just nu i koden använder AI. Här är dock en av sakerna. Artiklarna översätts nämligen med hjälp av Open AI API. Vi gör en översyn och uppdaterar prompten fortlöpande för att få bättre resultat.
Sociala medier
Det här är nästa puck för oss nu när vi har gjort det mesta utav grunden för att snabba upp hur vi arbetar med och för ut info om en tävling. Vill bara redan nämna att vi har en hel idéer här som innefattar dels hur vi snabbt kan nå ut med info (bilder och text skapar vi ju exempelvis i nyhetssteget så tanken är att återanvända dem utan att vi behöver lägga någon extra tid). Men vi vill också serva aktiva med material för sociala medier där vi också då kan få spridning av våra sponsorer och på så sätt skapa en win-win-situation.
E-postutskick
Vi informerar om kommande tävlingar via e-post och vi har förmodligen byggt upp nordens största system där vi kan nå aktiva och tränare (och föräldrar och managers) kopplat till respektive gren. Systemet bygger på aktuell statistik. Förut har allt inte varit integrerat men nu kan vi ta och välja grenar, nivå på deltagare etc och snabbt få ut info direkt från systemet. Detta blev klart inför årets Bannister Winter Classic så lösningen är helt ny. Det finns ett separat ”Tävlingsutskick” där vi når aktiva, tränare, föräldrar och managers för de aktiva och snart också klubbarna för de som är anmälda på respektive tävling. På detta sätt kan vi skicka ut information och vi kan skicka ut separat information för en gren som inte syns så vida du inte är anmäld i den grenen. På detta vis kan vi på någon minut nå alla deltagare med relevant information.
Nästa steg är sedan att trigga vid olika scenarior. Om vi tänker oss att vi har en lokal/regional prägel på ett lopp, men att en eller flera deltagare på högre nivå anmäler sig så kommer systemet att känna av det och efter olika regler kunna nå andra som bör vara intresserade utan att vi behöver göra något.
Tidsprogram
All info vi behöver, antal startande m.m finns redan i databasen. Vi har ställt in regler på vilken gren som använder vilken startplats och måltidskamera och har satt in hur många minuter det tar att byta kamera etc. Detta gör att vi bara behöver skjuta över grenarna i den ordningen vi vill ha och vi kan få varningar om dubbleringar eller om det är för kort tid mellan försök och final enligt regler vi ställt in på förhand. Vi hanterar just nu inte grenar som inte är löpning men ser det som absolut möjligt framåt och att då på några minuter efter regler man ställer in efter en prioritering kunna skapa ett hållbart tidsprogram. Bilden kopplat till denna nyheten visar just den vyn.
Paceschema
Nytt för i vinter är att vi bygger upp visningsbart paceschema för att man skall kunna se vilken fart de olika loppen planeras för. Detta är en ganska enkel lösning men ack så användbar info där vi kan få in feedback från deltagarna via e-post så att vi kan uppdatera fortlöpande inför tävlingen. Även detta kommer troligtvis få en automatisk trigger då vi så fort heatindelningar är uppdaterade på easyrecord skulle kunna skicka ut information till deltagare med bara information om det heatet eller den grenen de deltar i.
Funktionärssystem
Vi har ett register med funktionärer och kan från det skicka ut automatiska förfrågningar där de kan svara om de kan vara med på tävlingen. Det finns möjlighet att ställa in behov vilket gör att systemet kan fortsätta att fråga efter en prioritetsordning tills dess att rollen är fylld med funktionärer. Detta brukar vara en ganska stor arbetsbelastning för föreningar. Just denna delen motsvarar förmodligen en större tävlings förfrågan till huvudfunktionärer. Även vi kommer behöva fylla på med mer allmänna funktionärer vilket vi kommer att göra genom att man inför en tävlingssäsong kan trycka in på vilka tävlingar man kan jobba på.
Vi kan därefter använda den poolen när vi gör förfrågningar.
Nummerlappar
Detta är en av sakerna vi har haft med oss sedan flera år tillbaka och det är faktiskt en lösning som Anthon Bokelund Singh kodat för oss (han har även gjort en del andra grundgrejer kopplat till adressregistret som vi använder grunden fortsatt av). Nummerlappar tillverkas automatiskt av ett specialbyggt program som tar hänsyn till om det finns personer med samma namn etc. Vi skriver sedan ut dessa på riktigt nummerlappspapper. Här skall vi skapa lite mer flexibilitet. De personer som vi saknar kontaktuppgifter på kommer vi märka på nummerlappen (du ser det inte om du inte tittar på dem nära - men de som delar ut nummerlappar ser det). Redan nu märker vi ut grennamn med liten text för att kunna kontrollera att vi delar ut till rätt Andersson.
Fakturasystem
Då Easyrecord saknar ett automatiskt fakturasystem så har vi vävt in även det i appen. Bannister har ju lite speciella regler dessutom då vi tar ut extra avgift i lopp med farthållning. När alla adresser ligger inne för klubbarna gör vi en snabb översyn och kan sedan trigga ut faktura för faktura eller alla på en gång. Det sker genom det e-postsystem som vi redan har byggt upp. Utskicket igår efter tävlingen i torsdags gick därmed ut på några minuter. Tidigare har detta tagit ett par timmar per säsong för oss att göra då vi har behövt göra rätt mycket manuellt arbete.
Automatisering
Det vi kan automatisera kommer vi att automatisera i nästa steg. Har WatchAthletics lagt ut länk till tävlingen? Har friidrott.se lagt ut någon text om oss? Detta kan vi kontrollera med kod och automatiskt också skicka information om tävlingen om de inte har nämnt den. Info finns ju redan i antingen nyhetsform eller i startlistan. Just denna delen är påbörjad men inte slutförd ännu. Ur ett internationellt perspektiv skulle vi kunna gå på rankingnivå (resultat) som de aktiva har. För Bannister Last Chance så hade det varit Melvin Raffin och Thobias Montler med högst "ranking". Sedan hade vi kunnat fylla på men info utefter rankingnivå på svensksidan och även eventuellt på den lokala sidan om vi vill nå ut med info till lokal media. Detta som ett exempel. I den mån det går kommer vi att försöka göra dessa former av automatiseringar för när koden väl är på plats så kan det sköta sig automatiskt. Vi får bara ett sms från systemet där den berättar vad den gjort. Återigen, detta är inte AI utan detta är kod som sätter reglerna. Det går teoretiskt blanda in AI i ett analyssteg eller om man vill att den skall uttrycka sig på ett speciellt sätt.
När jag under gårdagen skapade den publika information som behövs för en tävling för Bannister 800 m den 12 mars så gick det snabbt. Ansökan, anmälan, information om tävlingen ut på hemsida och e-postutskick ar mig nu mer cirka 15 minuter att göra i effektiv arbetstid (vi får vänta på godkänd ansökan innan vi går ut så klart). Detta gör att vi på ett väldigt enkelt och snabbt sätt kan kicka igång en tävling. Den här visionen har funnits ett antal år men det är först nu det är en realitet och detta projekt har varit perfekt för att se vad som faktiskt går att göra, vilket är mycket.
Detta är ett litet uns av vad vi kan göra. Många saker går in i varandra och förhoppningsvis föder dessa idéer och tankar hos er andra på vad man kan göra på samma sätt som det görs hos oss. I princip går det att göra vad som helst. En del har säkert gissat att undertecknad har byggt ett annat system byggt runt tränarrollen och allt runt det.
Vi kommer antingen att bygga något mer centralt användbart system framåt som fler arrangörer/föreningar kan använda - alternativt kan vi se på möjligheten att göra något skräddarsytt för någon. Oavsett - har du några idéer som du vill bolla med oss så hör av dig till competition@bannisterrunning.com . För att bygga något mer brett användbart system behöver vi kunna utgå från de behov som finns för andra arrangörer/andra klubbar.
Per Skoog